Bài viết sau đây về công viên hàng ngày mà một nhân viên chứng từ trong ngành logistics cần làm giúp cho các bạn đã và sẽ quan tâm đên vị trí này dễ hình dung hơn về công việc mình sẽ làm sau này.
Các công việc cơ bản một nhân viên chứng từ cần phải làm trong công ty logistics.
- Nhận Booking Request từ khách hàng
- Gửi booking Request cho hãng tàu
- Gửi booking confirmation cho khách hàng
- Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL
- Lên tờ khai hải quan
- Khách hàng gửi Draft BL
- Khách hàng gửi Debit Note
- Hãng tàu phát hàng BL
- Gửi chứng từ cho đại lý nếu có
ở trên là 9 đâu việc cơ bản mà mốt nhân viên chứng từ phải đảm nhận, sau đây mình sẽ giải thích rõ hơn về từ công việc cụ thể để các bạn nắm rõ hơn
1.Nhận Booking Request từ khách hàng :
khi nhân được thông tin từ khách hàng cần nắm rõ những thông tin cơ bản sau
- Mặt hàng xuất khẩu là gì ?
- Trọng lượng hàng hóa
- Loại container cần book ?
- Cảng đi (POL)
- Cảng đến (POL)
- Ngày tàu chạy (ETD)
2. Gửi Booking Request cho hãng tàu
Mỗi hàng tàu sẽ có cách gửi Booking Request khác nhau
- Gửi qua email cho bộ phận phụ trách Booking của hãng tàu
- Submit booking trên website của hàng tàu
3.Gửi booking confirmation cho khách hàng
- Trong mail gửi booking confirmation nên nhắc khách hàng kế hoạch đóng hàng sớm nếu khách hàng chưa gửi
- Khi có kế hoạch đóng hàng nhân viên chứng từ sẽ phối hợp với bộ phân trucking công ty sắp xe lấy container rỗng để đi lấy hàng
4.Khách hàng gửi SI và VGM để làm BL
- Nên hỏi khách hàng sử dụng loại BL nào ( Original Bl hay Surrendered Bl) để Là BL
5. Lên tờ khai hải quan
Công việc này có thể nhân viên chứng từ hoặc bộ phận khác sẽ thực hiện
Có 2 trường hợp
- Công ty gửi tờ khai cho khách hàng và yêu cầu khách hàng gửi những thông tin chứng từ sau : Hợp đồng, Invoice, Packing List, Và Booking Confirmation của hàng tàu đã gửi.
- Khách hàng tự nên tờ khai ( trường hợp này chứng từ sẽ ko phải làm bỏ qua)
6. Hãng tàu gửi Draft BL
- Kiểm tra thông tin trên Draff BL và gửi thông tin cho khách hãng xác nhận có cần sửa Draff BL hay không, Nếu có chỉnh sửa phải sửa trước Deadline chỉnh sửa do hãng tàu quy định ( thường thể hiện trên BC)
7. Hãng Tàu gửi Debit Note
- Sau khi có Draft BL nên gửi mail cho bộn phận kế toán của hãng tàu đề nghị gửi Debit Note sớm để thanh toán nếu là cước phi trả trước
8. Hãng tàu phát hành BL
- Khi khách hàng lấy BL gốc thì hãng tàu sẽ phát hành BL vào ngày tàu chạy ( ETD)
- Nếu khahs hàng lấy BL Surrendered thì thông thường sau khi thanh toán , hãng tàu sẽ Surrendered BL
9. Gửi chứng cho đại lý
- Chỉ khi phát hành House Bl cho khách hàng thì mói gửi chứng từ cho đại lý theo dõi lô hàng tiếp tại cảng đến
- Chứng từ gửi đại lý gồm House BL, Master Bl, Debit Note nếu là cước phí trả sau.
Ở trên là 9 đầu việc cơ bản mà mốt nhân viên chứng từ phải làm trong một công ty Logistisc và Forwarder phải làm, chia sẻ trên hi vọng giúp các bạn chuẩn bị kỹ kiến thức trước khi xin làm nhân viên chứng từ tại một công ty Logistics.
Cám ơn bạn đã đọc.
>>> Tham khảo ngay: phần mềm quản lý Logistics FMS hỗ trợ nhân viên chứng từ tiết kiếm đến 70% thời gian làm việc so với làm thủ công bằng.
