Với tốc độ phát triển của ngành logistics nói riêng và xuất nhập khẩu nói chung tại Việt Nam hiện nay thì nhân sự cho ngành này là rất cao.
Chắc chắn một điều là kiến thức ở trường không thể giúp bạn có thể làm việc ngay tại các công ty logistics, thực tế theo thống kê thì đến 80% nguồn nhân lực ngành logistics là được đào tạo từ thực tế tại doanh nghiệp.
Vậy cầu hỏi đặt ra là trước khi xin việc phỏng vấn, hay có thể làm việc và trụ lại thành công với nghề logistics thì chúng ta cần phải nắm những kiến thức và nghiệp vụ thực tế gì ???
1. Nhân viên Xuất Nhập Khẩu (Import/Export Executive):
Vị trí nhân viên Xuất nghiệp khẩu sẽ phải kiêm nhận khá là nhiều việc khá nhau, sau đây là một số công việc mà nhân viên này phải làm đối với doanh nghiệp có quy mộ vừa và nhỏ.
Chính sách với mặt hàng xuất nhập khẩu: xem loại hàng có được phép xuất-nhập?
hay xuất nhập khẩu có điều kiện? (hạn ngạch quota hoặc giấy phép, chuyên ngành) hay cấm xuất-nhập khẩu? Các Bộ nào quản lý nhóm ngành hàng nào?
Quy trình xuất khẩu –nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ ra sao: các bước quy chuẩn để xuất khẩu hoặc nhập khẩu một lô hàng tại cửa khẩu, ngoài cửa khẩu hoặc tại chỗ.
2. Nhân viên mua hàng (Purchasing Official):
– Tìm kiếm nhà cung cấp (qua Internet và các nguồn thông tin khác); thường làm việc tại các công ty thương mại nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định
– Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng (gửi Inquiry)
– Phân tích Báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…)
– Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương (Purchase Order)
– Chuẩn bị các chứng từ thanh toán ( mở L/C, chuyển tiền..)
– Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải (liên hệ Forwarder, …)
– Tiến hành Khai báo Hải quan
– Đưa hàng về nhập kho
3./ Nhân viên chứng từ:
Các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ thuộc Phòng XNK của 1 công ty lớn (chỉ chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ Xuất nhập khẩu).
Đa số nhân viên chứng từ làm việc trong các công ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan (chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan).
Cụ thể như sau
– Chuẩn bị sẵn bộ tờ khai hải quan (TKHQ) hàng nhập/xuất
– Đến công ty khách hàng nhận hồ sơ (thường gồm: C/O,C/Q,B/L, contract, parking list, insurance).
– Nếu là người có kinh nghiệm thì làm sẵn TKHQ ở cty rồi đến khách hàng lấy hồ sơ sau.
– Nếu chưa có kinh nghiệm thì ko lo vì khi bạn đi làm thủ tục HQ sẽ có rất nhiều người ở đó, họ cũng làm thủ tục, bạn có thể hỏi họ cách khai, cách làm thủ tục.
– Có thể bị HQ hỏi một số giấy tờ khác mà bạn quên, thì phải chạy về cty khách hàng lấy thêm (Trường hợp khó) nếu cty này ở gần, hoặc bạn yêu cầu cty đó fax cho bạn nếu có thể.
– Nột số việc khác như đi lấy hóa đơn, giao chứng từ cho khách hàng, giám sát đóng cont(cái nì hơi chua nhưng huê hồng cao…)
– Điều kiện làm việc bình thường và đơn giản, chỉ phải chạy nhiều, ít khi phải lo lắng và phải có xe máy chạy.
4./ Nhân viên Xuất nhập khẩu hiện trường:
Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận tải.
Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty forwarder, các công ty dịch vụ khai báo Hải quan.
5./ Nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế tại Ngân hàng
Những nhân viên này phải có kiến thức chủ yếu trong mảng Thanh toán quốc tế, hiểu các quy định, các chuẩn mực trong Thanh toán quốc tế giữa các ngân hàng, giữa ngân hàng và khách hàng.
Nắm vững về một số phương thức thanh toán quốc tế chính nhất:
+ L/C: Letter of Credit
+ T/T: Telegraphic transfer
+ Collection (D/P, D/A) hay CAD…
Trong từng phương thức, cần nắm rõ các phân loại, nội dung, cách vận hành, chi phí, quy trình mở-nhận-thanh toán, cách check nội dung
Chú ý: nắm vững về UCP 600, ISPB, URC
6./ Nhân viên Sales – Xuất nhập khẩu :
Công việc của 1 Nhân viên Sales tương tự như Sales nội địa nhưng phải tìm kiếm và giao dịch với khách hàng nước ngoài.
– Phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng như (thuê vận tải, mở TK xuất khẩu, xin C/O…. )
– Tìm kiếm khách hàng
– Xác định thông tin khách hàng , yêu cầu khách hàng mong muốn gồm
– Loại hàng, tính chất hàng hoá: Hàng gì ? Khô hay lạnh ?
- Lượng hàng (Volume): Nếu hàng container thì là container bao nhiêu? Số lượng thường xuất (nhập); Nếu hàng lẻ thì cần hỏi số khối (CBM), kích thước, hàng biển hay hàng hàng không ?
- Địa chỉ cảng Xuất – Nhập hàng : POL, POD
- Các yêu cầu về thời gian vận chuyển : ETD
- Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất.
- Đối với lô hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper để thông báo cho đại lý nước ngoài và yêu cầu báo giá FOB charges hoặc giá vận chuyển (trong trường hợp sử dụng giá của đại lý).
- Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ.
- Một số nhu cầu đặc biệt về thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng
– Phân loại khách hàng
– Liê hệ hãng tàu
– Báo giá…
Điều quan trong nữa là để làm việc tại các công ty logistics và xuất nhập khẩu là kỹ năng tiếng anh giao tiếp của bạn phải thật sự tốt.
Chúc bạn thành công !
>>> Tham khảio thêm: các thuật ngữ tiếng anh ngành logistics hay sử dụng trong ngành logistics và xuất nhập khẩu
